Um Kundendokumente einzusammeln, sagen Sie Ihrem Kunden, welche Dateien Sie brauchen, welche Formate Sie nutzen können und bis wann Sie sie benötigen. Vereinbaren Sie einen Ort, an den er sie sendet. Ein geteilter Ordner hilft Ihnen, die Dateien zu bündeln, aber Sie müssen weiterhin prüfen, ob jedes Element zum Briefing passt.
Eine Agentur, die eine Website baut, braucht zum Beispiel ein Logo, Seitentexte und Fotos. Wer „die Unterlagen für die Website“ anfordert, überlässt es dem Kunden zu raten, ob ein Screenshot oder eine Originaldatei genügt.
Beschreiben Sie jedes benötigte Element
Nennen Sie die Datei, ihren Verwendungszweck und das bevorzugte Format. Für ein Website-Projekt könnten Sie ein Logo als SVG oder PNG, pro Seite ein Textdokument und die ausgewählten Original-Fotos anfordern. Bitten Sie den Kunden zu bestätigen, dass er die Nutzungsrechte an den Bildern besitzt.
Setzen Sie eine vereinbarte Frist und erklären Sie, welche Etappe von diesen Unterlagen abhängt. Fordern Sie die Angaben an, die Sie für das Projekt brauchen; vermeiden Sie es, sachfremde Dokumente einzusammeln.
Vereinbaren Sie einen Ort für die Dateien
Eine E-Mail-Antwort kann für ein einzelnes erwartetes Dokument genügen. Für ein Projekt mit mehreren Uploads und Feedbackrunden gibt ein geteilter Ordner dem Kunden ein einheitliches Ziel.
Mit DocBunker öffnen Kunden den Link zu einem privaten Ordner, laden Dokumente hoch und hinterlassen Kommentare, ohne ein Konto zu erstellen. Prüfen Sie die aktuellen Tariflimits anhand der erwarteten Dateien, bevor Sie sich für den Dienst entscheiden.
Senden Sie den Link zum Ordner mit Ihrer Anfrage und erklären Sie, wo der Kunde Fragen stellen soll. Wenn Sie sich auf den Ordner einigen, bitten Sie ihn, auch spätere Dateien dort abzulegen.
Prüfen Sie erhaltene Dateien, bevor Sie sie als vollständig markieren
Ein Kunde sendet vielleicht ein altes Logo, einen unvollständigen Text oder ein Format, das Sie nicht nutzen können. Führen Sie Buch darüber, was Sie angefordert haben, was angekommen ist und was noch korrigiert werden muss. Diese Aufstellung können Sie in Ihrem Projektmanagement-Tool pflegen.
Öffnen Sie die Dateien, die Sie prüfen müssen, bestätigen Sie ihren Zweck und bestimmen Sie die zu verwendende Version. Ein erhaltenes Dokument bedeutet nicht, dass Sie seinen Inhalt akzeptiert haben.
Ein Beispiel zur Nachverfolgung: erhalten heißt nicht einsatzbereit
Dieser Fall ist fiktiv. Eine Webprojektleiterin bereitet eine Website mit fünf Seiten vor. Der Kunde meldet „alles hochgeladen“. Der Entwickler kann die Seite „Über uns“ trotzdem noch nicht umsetzen: Ein Foto fehlt und der Text liegt in zwei Fassungen vor.
Führen Sie die Übersicht in Ihrem Projektwerkzeug oder einem Arbeitsdokument. Die folgenden Statusangaben sind eine vorgeschlagene Methode, keine automatische Checklistenfunktion von DocBunker.
| Angeforderte Unterlage | Sinnvolle Prüfung | Situation im Beispiel | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Firmenlogo | Vom Kunden gewählte SVG- oder PNG-Datei, die sich öffnen lässt | Erhalten und geprüft | Designer verwendet logo-auswahl.svg |
| Text für „Über uns“ | Eine von der Inhaltsverantwortlichen benannte Fassung | Zwei Dateien erhalten; Auswahl offen | Fragen, welche die andere ersetzt |
| Teamfoto | Ausgewähltes Bild und Bestätigung, dass der Kunde es für die Website bereitstellen kann | Fehlt | Kundenkontakt bestätigt Lieferung oder Ersatz |
| Öffentliche Kontaktdaten | Anzuzeigende Angaben und zuständige Bestätigung | Erhalten; Prüfung offen | Projektleiterin bittet um Bestätigung |
Die zuständige Person aktualisiert die Zeile nach der Sichtung. „Zu korrigieren“ bedeutet: Etwas ist angekommen, aber eine konkrete Handlung bleibt nötig. „Fehlt“ bedeutet: Die angeforderte Unterlage liegt noch nicht vor. So fordern Sie keine Datei erneut an, die der Kunde gerade geschickt hat.
Notieren Sie vor der nächsten Erinnerung, wer antworten soll und welcher Schritt davon abhängt. Der Designer kann mit dem ausgewählten Logo beginnen; die Seite „Über uns“ wartet auf Textauswahl und Foto. So besprechen Sie den Zeitplan, ohne das gesamte Projekt als blockiert darzustellen.
Haken Sie bei fehlenden Elementen nach
Nennen Sie die ausstehenden Dateien und erklären Sie den nächsten Schritt. Zum Beispiel:
Danke für das Logo und die Seitentexte. Es fehlen noch die drei Teamfotos für die Seite „Über uns“. Bitte laden Sie sie bis Donnerstag in den Projektordner hoch. Falls dieser Termin schwierig ist, sagen Sie uns Bescheid, dann passen wir die Vorbereitung der Seite an.
So erhält der Kunde eine konkrete Aufgabe. Sie müssen die vollständige ursprüngliche Anfrage nicht erneut senden, wenn ein Element fehlt.
Schließen Sie die Phase des Einsammelns ab
Bestätigen Sie, wann Sie die benötigten Dateien erhalten und geprüft haben. Sagen Sie Ihrem Team, wo es die Versionen findet, die Sie nutzen werden. Legen Sie fest, wann Sie den Freigabelink schließen, und folgen Sie Ihrem vereinbarten Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Wer einen aktiven DocBunker-Ordnerlink besitzt, kann ihn nutzen. Teilen Sie ihn mit den vorgesehenen Teilnehmern. Das Schließen des Links entfernt keine Kopien, die bereits heruntergeladen wurden.
Für die nächste Etappe lesen Sie unsere Leitfäden zum Teilen vertraulicher Kundendokumente und zur Wahl des Ortes für Kunden-Feedback.
Eine einzelne Datei oder eine Sammlung mit Nachverfolgung?
Für ein erwartetes Kontaktdatenblatt von einer Person können eine E-Mail und die Ablage im Projektordner genügen. Ein gemeinsamer Upload-Ort wird sinnvoll, wenn mehrere Personen zu verschiedenen Zeiten Material schicken. Bestimmen Sie auch, wer auf Kundenseite Entscheidungen bündelt: Der Ordner wählt nicht zwischen zwei Textfassungen.
Mit dem DocBunker-Sammelordner setzen Sie den gemeinsamen Ablageort um. Das Kundenportal für Agenturen behandelt spätere Entwürfe und Lieferungen. Führen Sie die Statusübersicht in Ihrem gewohnten Werkzeug: DocBunker bündelt Dateien und Kommentare, versendet aber nicht automatisch Ihre Erinnerungen und prüft nicht den Inhalt für Sie.
