Pour collecter les documents d’un client, précisez les pièces attendues, leur format et leur échéance, puis suivez séparément ce qui est reçu, à corriger ou manquant. Dans une agence web, cette distinction permet de savoir si le logo, les textes et les photos sont prêts à intégrer. Un dossier partagé rassemble les envois ; votre suivi indique ce qui reste à faire.
Prenons le cas d’une agence qui prépare un site web. Elle attend un logo, des textes et des photos. Si elle demande simplement « les éléments du site », elle risque de recevoir un logo dans une signature e-mail, des captures d’écran et plusieurs versions du même texte.
Faire une liste de pièces avec des critères précis
Pour chaque élément, précisez le nom, le format souhaité, son usage et la date attendue. Le client doit pouvoir comprendre ce qui manque sans vous demander d’explication supplémentaire. Pour gagner du temps, le générateur de checklist de pièces propose des listes par métier, avec un message prêt à envoyer.
Pour le projet de site, la liste pourrait être :
- Logo : fichier SVG ou PNG fourni par la personne qui gère l’identité visuelle.
- Textes : un document par page, avec un titre qui correspond au plan du site.
- Photos : les fichiers originaux sélectionnés pour le projet, avec confirmation des droits d’utilisation.
- Coordonnées : une fiche avec les informations de contact à afficher.
Limitez la demande aux éléments nécessaires à la mission. Si certaines pièces sont sensibles, vérifiez que votre processus et votre outil conviennent avant de les réclamer.
Créer un point de dépôt unique
Préparez un dossier par mission et transmettez un seul lien avec la liste des pièces attendues. Indiquez où poser les questions. Cela évite que les fichiers arrivent dans une messagerie et les explications dans une autre.
DocBunker permet au client de déposer des documents et de commenter dans un dossier accessible par lien privé, sans création de compte. Les limites actuelles sont de 50 fichiers par dossier et, par fichier, de 25 Mo (offre gratuite), 250 Mo (Pro) ou 2 Go (Business). Vérifiez ces limites avant de demander des photos originales ou une archive volumineuse.
Distinguer réception et validation
Un fichier présent dans le dossier n’est pas forcément exploitable. Il peut s’agir d’une ancienne version, d’un document incomplet ou d’un format qui ne convient pas au projet.
Gardez une petite liste de suivi : pièce attendue, reçue, vérifiée, correction demandée. Cette liste peut être tenue dans votre outil de gestion de projet ; ne supposez pas que le stockage des fichiers réalise automatiquement ce suivi.
Pour un logo, la vérification peut consister à contrôler que le fichier s’ouvre et que la version correspond à celle choisie par le client. Pour un texte, vérifiez que la page concernée et le statut de validation sont explicites.
Exemple de suivi : reçu ne veut pas dire prêt à intégrer
Le cas suivant est fictif. Une cheffe de projet web prépare un site de cinq pages. Le client annonce « tout est envoyé », mais le développeur ne peut pas encore intégrer la page À propos : il manque une photo et le texte présente deux versions différentes.
Tenez le suivi dans un tableau de votre outil de projet ou dans un document de travail. Les statuts ci-dessous sont une méthode proposée, pas une fonctionnalité de checklist automatique de DocBunker.
| Pièce attendue | Critère de réception utile | Situation dans l’exemple | Prochaine action |
|---|---|---|---|
| Logo de l’entreprise | SVG ou PNG retenu par le client, fichier qui s’ouvre | Reçu et vérifié | Le designer utilise logo-retenu.svg |
| Texte de la page À propos | Une version désignée par la responsable du contenu | Deux fichiers reçus, choix à confirmer | Demander lequel remplace l’autre |
| Photo de l’équipe | Photo sélectionnée et confirmation que le client peut la fournir pour le site | Photo manquante | Le contact client confirme l’envoi ou une solution de remplacement |
| Coordonnées publiques | Informations à afficher et personne qui les confirme | Reçues, vérification en attente | La cheffe de projet obtient la confirmation |
La personne chargée du suivi met à jour la ligne après avoir examiné le fichier. « À corriger » signifie que vous avez reçu quelque chose mais qu’une action précise reste nécessaire. « Manquant » signifie que vous n’avez pas encore la pièce attendue. Cette distinction évite de redemander un document que le client vient d’envoyer.
Avant la prochaine relance, notez qui doit répondre et quelle étape dépend de sa réponse. Le designer peut commencer avec le logo retenu ; la page À propos reste en attente du choix du texte et de la photo. Vous pouvez alors discuter du planning sans présenter tout le projet comme bloqué.
Relancer sur les éléments manquants
Une relance utile indique ce qui est déjà reçu, ce qui manque et la conséquence sur la prochaine étape. Évitez de renvoyer la demande initiale complète quand une seule pièce manque.
Exemple à adapter : « Merci pour le logo et les textes. Il nous manque les trois photos de l’équipe pour préparer la page À propos. Vous pouvez les déposer dans le dossier du projet avant jeudi. Si ce délai est trop court, dites-le-nous pour ajuster la préparation de cette page. »
Le message permet au client d’agir immédiatement. Il explique aussi pourquoi vous demandez la pièce.
Vérifier les fichiers avant de les utiliser
Un dépôt de fichier ne prouve ni sa qualité ni sa sécurité. Les contrôles du service doivent compléter vos propres vérifications : provenance attendue, nom cohérent et utilité pour la mission.
Les fichiers passent des contrôles avant de devenir téléchargeables. Ces contrôles ne garantissent pas l’absence de menace. En cas de pièce inattendue, demandez confirmation à votre interlocuteur avant de l’utiliser.
Prévoir la fin de la collecte
Une fois les pièces vérifiées, confirmez au client que la collecte est terminée. Fermez le lien s’il ne doit plus être utilisé et appliquez votre règle de conservation des documents. Précisez à votre équipe où retrouver la version retenue pour la suite de la mission.
Pour préparer le partage dans l’autre sens, consultez notre guide pour transmettre des documents confidentiels à un client.
Une pièce isolée ou une collecte qui doit être suivie ?
Pour recevoir une seule fiche de coordonnées attendue d’une personne, un e-mail et un classement dans votre dossier de projet peuvent suffire. Proposez un point de dépôt commun si plusieurs interlocuteurs envoient des pièces à des moments différents. Précisez aussi qui centralise les décisions côté client : le dossier ne choisit pas entre deux textes à votre place.
Pour mettre cette méthode en pratique, découvrez le dossier de collecte DocBunker. Le portail client pour agences présente ensuite le partage des propositions et livrables. Gardez le tableau de suivi dans votre outil habituel : DocBunker réunit les fichiers et commentaires, mais ne réalise pas automatiquement vos relances ni vos vérifications de contenu.
Toute personne possédant un lien actif peut accéder au dossier. Vérifiez les destinataires ; fermer le lien ne retire pas les copies déjà téléchargées.
